Eva Ruppert: Berufsleben

Die erste Baubesprechung mit dem Bauherrn oder Auftraggeber ist für Berufsanfänger keine einfache Sache. Wir fragten Stil- und Imageberaterin Eva Ruppert, was Neulinge tun können, um die Situation zu meistern.

Frau Ruppert, wie reagieren Auftraggeber inder Regel auf Berufsanfänger?

Eva Ruppert: Meine Erfahrung und auch dieErlebnisberichte von Teilnehmerinnen und Teilnehmern meiner Kurse zeigen, dass Berufsanfängernach einem überzeugenden ersten Eindruck durchaus die Chance bekommen, den Bauherrn oder Auftraggeber von ihrem Können zu überzeugen. Wichtig dabei ist, dassman die Chance bekommt und sie nicht einfordert.

Was kann man für einen überzeugenden Erstkontakt tun?

Eva Ruppert: Die Basis für einen gelungenen Erstkontakt legen Sie, insbesondere als Berufsanfänger, bereits lange vor dem eigentlichen Gespräch. Denn ein überzeugender Eindruck beginnt mit der fachlichen und mentalen Vorbereitung einer Baubesprechung. Beginnen Sie rechtzeitig und überlassen Sie nichts dem Zufall, denn alles was Sie tun beziehungsweise unterlassen, überträgt sich aufandere. „Mentales Warm-up“ ist das geeignete Werkzeug, um Ihre Bereitschaft zur aktiven Auseinandersetzung mit der anstehenden Aufgabe zu fördern, Ihre Aufmerksamkeit und Leistungsbereitschaft zu erhöhen und den Körper zu einer ausreichenden Energiebereitstellung anzuregen. Schlechte Stimmung, zum Beispiel durch Zeitdruck, Stress, Angst oder vorhergehenden Misserfolg, ist dagegen mit einem kompetenten und überzeugenden Auftritt unvereinbar. Halten Sie Störungen jeglicher Art und deren Auswirkungen so gering wie möglich. Was beispielsweise tun bei einem Anruf von außen? Soll der Anruf umgeleitet werden, wenn ja, an wen? In welchem Fall darf die Besprechung unterbrochen werden? Nehmen Sie die negative Signalwirkung von Störungen ernst. Mit jeder Unterbrechung signalisieren Sie dem Gesprächspartner, dass er in Ihrem Interesse weniger wichtig ist als der jeweilige Grund der Unterbrechung. Ist eine Störung nicht zu vermeiden, so entschuldigen Sie sich höflich bei allen Gesprächspartnern.

Was tun, wenn man dem Auftraggeber zumersten Mal gegenübersteht?

Eva Ruppert: Wichtig ist ein freundlicher undkorrekter Erstkontakt. Die Rituale des Vorstellens sollen eine Atmosphäre der Vertrautheitschaffen und Personen, die sich zum ersten Mal begegnen, freundlich aufeinander einstimmen. Und wenn auch das Vorgestelltwerden durch eine dritte Person immer Vorrang gegenüber dem Selbst-Vorstellen haben sollte, lässt sich diese Empfehlung im Geschäftsalltag nicht immer realisieren. Fehlt also eine dritte Person, so können Sie sich heute auch ohne Weiteres selber vorstellen. Warten Sie, bis der Bauherr/Auftraggeber sich Ihnen zuwendet und grüßen Sie ihn freundlich zuerst. Leiten Sie das Nennen Ihres Namens mit ein paar Worten ein, so geben Sie Ihrem Gegenübermehr Zeit, sich auf Ihren Namen konzentrieren zu können. Nennen Sie deutlich Ihren Vor- und Zunamen, das beugt Missverständnissen vor und wirkt persönlicher. Geben Sie zusätzlich zu Ihrem Namen noch einige, für das Gespräch relevante, Informationen bekannt, zum Beispiel Ihre Position beziehungsweise Funktion im Unternehmen, beispielsweiseso: „Guten Tag, ich heiße Fabian Winter. Ich bin neu im Architekturbüro Herbst und werde für den Bereich xy verantwortlich sein“ oder „Guten Tag, mein Name ist Viktoria Sommer, ich bin die neue Mitarbeiterin im Team Frühling. Wir haben bereits miteinander telefoniert“.

Gibt es in Sachen Kleidung bei Kundengesprächen bestimmte Regeln?

Eva Ruppert: Textile Signale sind unübersehbare Botschaften bezüglich der Wertschätzung des Gegenübers und der Einschätzung der eigenen Aufgabe. Deshalb sollte das Outfit eines Bauingenieurs oder Architekten sowohl Seriosität als auch Zweckmäßigkeit widerspiegeln. Folgende textile Signale vermitteln Seriosität: exakte Passform der Kleidung, qualitativ hochwertige Kleidungsstücke, gedeckte Farben und aussagekräftige Accessoires. Darüber hinaus sollte man darauf achten, dass die Kleidung bequem ist und nicht einengt, ebensowichtig sind pflegeleichte, fleckenunempfindliche Anziehsachen. Auf Sauberkeit zu achten, versteht sich von selbst.

Streit und Konflikte zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern lassen sich nicht immer vermeiden. Was aber kann man in puncto Kommunikation tun, um Konflikte gering zuhalten?

Eva Ruppert: Die 55-38-7-Rule wird häufig als verbindliche Regel der Kommunikation angeführt. Sie besagt, dass nur sieben Prozent unserer Wirkung durch Worte transportiert werden, 38 Prozent der Wirkung erzielen wir durch Stimme, Sprechtempo, Sprachmelodie, Lautstärke, Pausen und 55 Prozent durch nonverbale Signale, wie Aussehen und Auftreten. Im Falle eines Konfliktes rate ich deshalb vorrangigauf non-verbale Signale, insbesondere auf Mimik – die subtilste Art der Kommunikation – und Stimme – der Ton macht die Musik – zu achten.

Tagtäglich passieren im Baubereich Fehler oder es müssen Probleme bewältigt werden.
Wie kommuniziert man die eigenen Fehler gegenüber Auftraggebern, ohne die eigene Kompetenz zu untergraben?

Eva Ruppert: In unserer, zur Perfektion neigenden Kultur wird Fehlermachen noch immerals negativ eingeschätzt. Als Folge bemüht man sich, keine Fehler zu machen oder wenn tatsächlich welche auftreten, diese, aus Angst vor Sanktionen, möglichst zu vertuschen. Diese Strategie führt aber dazu, dass Chancen zur Verbesserung vergeben werden und Lernfehler als Möglichkeit der Entwicklung nicht genutzt werden. Kein Mensch ist unfehlbar, deshalb meine Empfehlung: unangenehme Wahrheiten beziehungsweise Fehler erst sich selbst und dann anderen eingestehen. Signalisieren Sie stets Gesprächsbereitschaft– verbal und non-verbal! Fehler sollten in geeigneter, ruhiger Atmosphäre unbedingt sachlich-korrekt geschildert werden und im Anschluss daran Lösungsansätze angeboten werden, um künftig erkennbare Fehlerquellen zu beseitigen. Taiichi Ono, Vorsitzender von Toyota, hat einmal gesagt: „Fehler machen ist eine nicht versiegende Quelle der Erfolgschancen.“

Manchmal ist aber auch der Auftraggeber im Unrecht. Wie lässt sich souverän Kritik am Auftraggeber üben?

Eva Ruppert: Kritik wird kaum als angenehmempfunden. Wer also einen Menschen kritisiert,sollte sich darüber im Klaren sein, dass derjenige sich nicht belehren lässt, wenn er sich gleichzeitig angegriffen oder bloßgestellt fühlt. Meine Empfehlung: Üben Sie Kritik (möglichst) unter vier Augen, niemals in der „Öffentlichkeit“. Äußern Sie Fehler oder Bedenken sachbezogen, nie personenbezogen und stützen Sie Ihre Argumente auf Tatsachen, nicht auf Gefühle oder Vermutungen.

Sie sind selten – aber es gibt sie: Frauen in Führungspositionen im Baubereich. Muss man sich weiblichen Auftraggebern gegenüber anders verhalten als männlichen?

Eva Ruppert: Meine Erfahrung mit dem Thema „gleichberechtigtes Verhalten im Geschäftsleben“ ist, dass sich beide Geschlechter der veränderten Werte durchaus bewusst sind, jedoch immer noch Unsicherheit darüber besteht, wie es sich im allgemeinen Verhaltenscodex konkret niederschlägt. Sicherlich kostetes Zeit, bis sich jahrhundertealte Rollenbilderin den Köpfen ändern, aber ein gepflegtes und entspanntes Miteinander kann nur entstehen, wenn sich unser Verhalten an modernen Werten orientiert.
Mein Aufruf an die Männer: Verbannen Sie das Bild des zu hofierenden, da schwächeren Geschlechts. Wenn Ihr Verhalten von übertriebener Fürsorge bestimmt ist, provoziert dies lediglich die Interpretation: „Lass Dir helfen, das kannst Du nicht allein“ und kann als Schuss nach hinten losgehen. Wenn Sie mit weiblichen Geschäftspartnern in eine erfolgreiche geschäftliche Beziehung treten wollen, respektieren Sie Ihr weibliches Gegenüber als gleichwertige Gesprächs- beziehungsweise Verhandlungspartnerin beziehungsweise Kollegin. Dies schließt gegenseitige Höflichkeit und Rücksichtnahme in keinem Fall aus. Im Gegenteil, kleine Gesten der Aufmerksamkeit tragen durchaus zum guten Betriebsklima bei.
Mein Aufruf an die Frauen: Viele Frauen haben inzwischen ein gesundes Selbstverständnis dafür entwickelt, dass es nichts nützt zu versuchen, sich durch reine Imitation männlicher Verhaltensweisen im Berufsleben durchzusetzen. Dies hat einigen der Wegbereiterinnen der 80er Jahre lediglichdie hämische Bezeichnung „Mannweiber“ eingebracht. Wohlgemerkt, es sind hier nicht die Anforderungen an die Kompetenz gemeint! Das Bild des zu hofierenden, da schwächeren Geschlechts könnte schneller ausgeräumt werden, wenn Frauen unbegründete Sonderrechte aufgeben würden. Es ist wenig überzeugend, als Frau auf Sonderbehandlung in Sachen „Umgang“ zu bestehen, andererseits jedoch die Gleichberechtigung der Geschlechter einklagen zu wollen. Treten Sie also selbstbewusstund stilvoll auf und nehmen Sie Gesten eines Kavaliers wohlwollend an. Es hindert Sie ja niemand daran, trotz allem kompetent aufzutreten.

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